Rédiger des documents collaboratifs avec un lecteur d’écran #1 : Google Docs

Pour être plus efficace lors de la rédaction de documents à plusieurs, il n’est pas rare d’utiliser des interfaces de rédaction collaborative.

L’objectif de cette nouvelle série d’articles est de faire un tour d’horizon de l’accessibilité et de la facilité d’utilisation de ces outils lorsqu’on se sert d’un lecteur d’écran.

Ce premier article est consacré à l’utilisation des applications Google : Docs et Sheets.

Il ne s’agit pas de réaliser un audit de l’accessibilité des outils d’édition collaborative proposés par Google, mais de témoigner de l’expérience utilisateur vécue en les utilisant.

Les tests ont essentiellement été effectués avec le lecteur d’écran NVDA et les navigateurs Firefox et Chrome.

Mise à jour du 21 juin 2018

Ayant été recontactée par le service de support de Google pour les internautes handicapées, suite à ma demande sur l’utilisation du braille dans Google Sheets, j’ai effectué quelques tests sur un tableur. Résultat des courses :

  • Dans le menu « Accessibilité », « Paramètres », une nouvelle option est disponible : « Activer le mode braille ».
  • Désormais, le braille s’affiche lorsqu’on se déplace d’une cellule à l’autre.

1. Activer la compatibilité avec le lecteur d’écran

Pour pouvoir tirer profit des documents créés sous Google Docs ou Google Sheets, il est nécessaire d’effectuer une action que Google appelle « Activer la compatibilité avec le lecteur d’écran ». Cette compatibilité n’est pas active par défaut et, sans cette action, il sera impossible de lire le document ou d’utiliser les raccourcis clavier pour aller dans les menus de l’application.

En effet, les applications Google emploient un attribut particulier, le rôle ARIA application [1] qui annule les fonctionnalités habituelles des touches du clavier gérées par le lecteur d’écran. Certains raccourcis usuels activent alors d’autres fonctionnalités, définies par l’application.

Il est possible d’activer la compatibilité avec le lecteur d’écran de deux façons :

  • Lorsque vous avez ouvert un document, vous pouvez activer la compatibilité avec le lecteur d’écran à la volée en appuyant simultanément sur ctrl+alt+Z. La synthèse vocale annonce alors l’activation ou la désactivation de la compatibilité avec le lecteur d’écran.
  • Dans les paramètres de votre compte, une fois pour toutes : connectez-vous à votre compte et allez dans les paramètres d’accessibilité. Il suffit ensuite de cocher la case permettant d’activer le lecteur d’écran et d’enregistrer.

2. Consulter un document

Il est important de noter que Google Docs offre plus de fonctionnalités lorsqu’on est connecté·e avec son compte Google que si l’on consulte un document sans s’identifier.

  • Lorsqu’on consulte un document sans s’identifier, on ne peut que lire le document. Même si les droits de modifications sont activés, il n’est pas possible d’effectuer des changements ou d’insérer un commentaire.
  • En revanche, lorsqu’on consulte le document en mode « connecté », on a la possibilité d’ajouter un commentaire ou de modifier le document.

3. Créer un nouveau document

Pour créer un document, il suffit de se rendre sur la page d’accueil de Google Docs et de repérer le bouton « Créer un nouveau document », annoncé comme « réduit » par NVDA. Pour le « développer », il faut activer le mode formulaire, à l’aide des touches NVDA+espace. NVDA émet alors un bip indiquant l’activation du mode formulaire. Appuyez ensuite sur la barre d’espace : en braille, le signe « plus » se transformera en « moins », la synthèse vocale annoncera « développé ».

NVDA annonce « Document sans titre » et que vous êtes en ligne. Ce que vous saisissez est enregistré automatiquement. Si une autre personne se trouve dans le document, sa position et le paragraphe qu’elle modifie sont annoncés.

Il existe une autre manière de créer un document :

  • Tout en haut de la page, repérez le bouton « Menu principal » réduit.
  • Développez-le à l’aide de la barre d’espace.
  • On peut choisir d’ouvrir un doc, un sheet ou un slide à l’aide des touches tabulation et majuscule+tabulation.

Sur la page d’accueil de Google Docs, on a également accès à la liste des documents récemment consultés.

À l’ouverture du document, NVDA annonce que l’on est en ligne, que la compatibilité avec le lecteur d’écran est activée et la position dans le document, par exemple « page 1 du document ».

Si d’autres personnes sont en train de modifier le document, leur nom est annoncé. NVDA vous indique également si vous vous trouvez ou non à proximité du texte que ces personnes sont en train de modifier ; leurs actions vous sont transmises en temps réel.

Retranscription : Vous êtes en ligne. Compatibilité avec le lecteur d’écran activée. Sylvie Duchateau ne modifie plus ce paragraphe. Sur la page 1, introduction.

Note : dans le menu « Accessibilité », puis « Paramètres », il est possible de désactiver l’annonce des actions des collaborateurs.

4. Naviguer dans le document

Si le concepteur du document a créé des styles de type titre 1, 2, 3, des listes à puces ou numérotées, des liens, des tableaux, ceux-ci sont annoncés par le lecteur d’écran.

Cependant, le basculement du mode édition de formulaire au mode navigation est moins aisé dans Google qu’il ne l’est dans Word. En effet, on peut désactiver le mode formulaire et se déplacer au titre suivant à l’aide des touches de navigation rapide de son lecteur d’écran, NVDA se positionne bien sur le titre souhaité. Mais lorsqu’on retourne en mode édition, on se trouve toujours sur la zone que l’on éditait auparavant.

De plus, il ne m’a pas été possible d’atteindre au clavier les sections listées par des liens dans un sommaire. La seule façon de naviguer est d’utiliser les raccourcis de Google Docs (explicités plus bas dans cet article) ou de sélectionner dans le menu « Accessibilité » un des types de contenus vers lequel vous souhaitez vous déplacer (par exemples les entêtes, les listes, les liens, etc.).

Néanmoins, cette navigation en utilisant les menus de l’application est loin d’être facile à utiliser. Dans certains cas, pour entrer dans un menu, il faut appuyer sur la flèche droite, dans d’autres cas sur entrée. De plus, pour accéder à ces menus à l’aide du clavier, de nombreux raccourcis sont à mémoriser et ils ne sont pas toujours très intuitifs (comme je l’explique dans la suite de cet article).

Mon astuce : désactivez le mode formulaire avec les touches NVDA+espace, NVDA annonce alors « cadre ». En utilisant les flèches haut et bas, vous devriez atteindre les différents éléments de l’application tels que la connexion au compte Google, le partage du fichier, la barre de menus de l’application, etc. Ainsi, il vous sera possible d’atteindre plus facilement les sous-menus (tels que Fichier, Accessibilité, Format).

5. Les raccourcis clavier

Google propose une liste de raccourcis clavier pour Docs et Sheets. Ils sont très nombreux et pas toujours faciles à mémoriser.

Notons cependant que certains raccourcis de mise en forme sont identiques à ceux utilisés par certains traitements de textes de bureau :

  • ctrl+i permet de mettre le texte en italique ;
  • ctrl+alt+1 transforme le texte en titre de niveau 1.
  • Dans Google Sheets, l’appui sur F2 permet d’éditer la cellule courante.

Mais les raccourcis pour se déplacer d’un titre à l’autre sont parfois complexes et en conflit avec certains raccourcis de Windows. Par exemple, pour aller au titre suivant dans le document, l’aide de Google Docs indique :

Maintenir les touches Ctrl+Alt enfoncées, et appuyer sur n, puis h.

Le problème est que l’appui sur Ctrl+Alt+n est le raccourci pour lancer le lecteur d’écran NVDA. En conséquence, même si on appuie sur ctrl+alt, qu’on maintient ces deux touches enfoncées et qu’on appuie sur n, NVDA est à chaque fois relancé et il n’est pas possible de terminer la succession de touches proposée par l’aide de Google. Il faut donc, pour éviter ce conflit, passer par le menu « accessibilité ».

Pour atteindre la barre de menus de l’application, il faut appuyer sur Alt+majuscule, plus la lettre du menu que l’on souhaite ouvrir. Par exemple :

  • l’appui sur Alt+majuscule+A ouvrira le menu « Accessibilité » ,
  • Alt+majuscule+f ouvrira le menu « Fichiers ».

Pour se déplacer vers un élément tel qu’un commentaire, un titre, une image ou un lien du document, il faut :

  • appuyer sur Alt+majuscule+a pour atteindre le menu « Accessibilité »,
  • taper la lettre de l’élément recherché, telle que k pour lien, et n pour suivant.

Enfin, pour aller au titre précédent, appuyez sur :

  • Alt+majuscule+a,
  • h pour titre,
  • p pour précédent.

6. Être informé·e des commentaires ou des fautes d’orthographe

Lorsqu’on lit le document de manière continue, les informations sur les commentaires ou les fautes d’orthographes ne sont pas signalées par NVDA. Les commentaires ne sont signalés que lorsqu’on se déplace entre les caractères (flèches droite ou gauche) ou entre les mots (ctrl associée à la flèche droite ou gauche). Cette méthode est très fastidieuse.

La manière la plus efficace pour accéder à un commentaire est de passer par le menu « Accessibilité » comme décrit plus haut. En voici un exemple :

Retranscription : applications Google, début du commentaire, fin du commentaire. Accessibilité, sous-menu. Commentaire, C, sous-menu, 2 sur 11. « Cet article est génial ! » par Sylvie Duchateau le 17 heures 4, aujourd’hui.

Lorsqu’on se déplace mot à mot sur le paragraphe qui contient le texte « applications Google », le commentaire est annoncé par NVDA « début du comentaire, fin du commentaire ».

Pour savoir ce que contient le commentaire, il faut :

  • Aller dans le menu « Accessibilité » (en appuyant sur Alt+majuscule+a). NVDA indique « sous-menu », cela signifie que l’on peut ouvrir un menu avec la touche entrée.
  • Lorsqu’on tape c, NVDA annonce « Commentaires, 2 sur 11 ». On se trouve donc sur le deuxième élément du menu qui en contient 11 au total.
  • Lorsqu’on appuie sur la touche entrée, le contenu du commentaire, son auteur·e et la date d’ajout sont énoncés par NVDA.

Comme pour les commentaires, les fautes d’orthographe ne sont annoncées qu’en navigant mot à mot ou avec les flèches de direction (gauche, droite, haut, bas), mais pas lors d’une lecture continue de tout le document. Cependant, l’application Google Docs propose un raccourci clavier permettant d’atteindre chaque faute d’orthographe. Appuyez sur ctrl+point virgule pour aller à la faute d’orthographe suivante. Vous pouvez alors effectuer un clic droit en appuyant sur la touche appropriée de votre clavier ou majuscule+f10, ce qui vous donne accès aux suggestions de correction.

Dans la liste des raccourcis clavier de Google Docs, il est fait mention des touches ctrl+apostrophe pour aller à la faute précédente, mais ce raccourci ne fonctionne pas sur mon clavier. Google indique dans cette liste que les raccourcis peuvent ne pas être opérationnels dans certaines langues, ce qui expliquerait peut-être pourquoi ctrl+apostrophe est inopérant.

7. Braille ou pas braille ?

Par défaut, la lecture en braille des Google Docs n’est pas activée. Il faut la paramétrer dans les options d’accessibilité :

  • Appuyez sur alt+majuscule+a, pour ouvrir le menu « Accessibilité »,
  • Tapez e pour ouvrir les paramètres,
  • Enfin, tapez b pour activer le braille.

Note : pour rappel, l’activation du braille ne peut se faire que si la compatibilité avec le lecteur d’écran est activée.

Pour plus de détails sur la gestion du braille dans Docs, consultez l’aide de Google sur le braille.

Jusqu’au 21 juin 2018, le braille fonctionnait correctement dans Google Docs, mais pas systématiquement dans le tableur Google Sheets. Désormais, tout fonctionne avec NVDA, Chrome/Firefox et Windows 10.

Notez que dans Google Sheets, le raccourci clavier pour aller dans les paramètres n’est pas E mais l.

8. Collaborer avec les applications de bureau

J’ai testé l’importation et la synchronisation des documents Google Drive sur mon ordinateur, et ce n’est pas très concluant. Il faut installer un logiciel spécifique qui permet de synchroniser les documents du Drive vers un répertoire défini sur son disque dur. Mais les fichiers enregistrés sont au format gdoc et il faut les convertir pour pouvoir les éditer avec Microsoft Office ou LibreOffice.

Le logiciel de synchronisation crée des raccourcis sur le bureau appelés Google Docs et Google Sheets. Lorsqu’on active ces raccourcis, cela ouvre le navigateur vers la page Docs ou Sheets.

La conversion et l’ouverture des documents Google Docs ou Google Sheets dans une suite bureautique ne permet pas la mise à jour et la synchronisation en ligne du fichier modifié. Une fois que le fichier est édité et sauvegardé sur le disque, il faut relancer l’outil de synchronisation pour que le fichier soit enregistré en ligne dans le Drive.

En revanche, lorsqu’on ouvre un document Google Docs importé dans Word, la structure du document est conservée. On peut alors, en activant le mode navigation de NVDA, accéder en appuyant sur une simple touche de raccourci aux fautes d’orthographe, commentaires et titres, et donc, naviguer dans le document comme dans un document Word ou LibreOffice classique.

9. Exporter ou importer dans d’autres formats

Pour importer un document, sur la page d’accueil de Google Docs, allez dans « Drive », développez le sous-menu puis cherchez « Importer des fichiers ». Une boîte de dialogue classique s’ouvre et il suffit de sélectionner dans son disque dur le fichier à importer.

Note : une fois que le fichier a été importé, il peut être visualisé avec le lecteur de Google. Afin de l’éditer de façon plus confortable, il sera nécessaire de l’ouvrir avec Google Docs en choisissant le bouton correspondant.

Pour exporter un document créé en ligne et l’enregistrer sur son ordinateur, allez dans « Fichier », « Télécharger ».

On peut alors choisir d’enregistrer le documents aux formats odt, docx, RTF, PDF, txt, HTML ou ePub.

Voici un récapitulatif des résultats de conversion obtenus :

  • Le fichier HTML n’est pas valide : le validateur du W3C rapporte plusieurs erreurs. Il manque notamment le code de la langue du document, le type de document et le titre de la page.
  • Dans les fichiers rtf et odt, la structure est conservée mais les images décoratives sont affichées sans alternative vide.
  • Le fichier txt est, comme son nom l’indique, une extraction texte du fichier original.
  • Le fichier PDF n’est malheureusement pas structuré. Même si la personne qui a rédigé le document a créé des titres ou des listes, par exemple, ceux-ci ne sont pas convertis dans le document final.
  • Le fichier ePub est lisible dans Edge, seul lecteur ePub dont je disposais. On peut ainsi profiter de la structure du document et naviguer de la table des matières vers les différents titres de parties.
  • Le fichier docx est la conversion qui a ma préférence. Comme pour les autres formats, la structure du document est conservée. De plus, on retrouve les commentaires insérés par les relecteurs et on peut les consulter à l’aide des raccourcis dédiés dans NVDA : a et majuscule+a permettent de passer d’un commentaire à l’autre (en mode navigation). L’appui sur nvda+alt+c permet de lire le contenu du commentaire sur lequel se trouve le curseur.

Conclusion

Les tests de l’édition collaborative avec Google Docs sont relativement positifs. Des mesures pour implémenter l’accessibilité de l’application ont été prises : notamment, la vocalisation des modifications ou l’accès aux barres de menus.

Si les recommandations d’accessibilité pour la production de documents bureautiques sont respectées, l’export de ces documents (au format Word, notamment) conserve toutes ces options.

On regrettera la complexité des raccourcis clavier pour accéder à certaines fonctionnalités.

Enfin, la navigation dans les documents est moins confortable que dans une application de bureau, puisque ces applications riches sont un hybride de traitement de texte et d’application web et que les fonctionnalités de navigation du lecteur d’écran ne peuvent pas toutes être utilisées dans Docs.

On insistera cependant sur l’avantage de pouvoir éditer un document à plusieurs tout en étant informé·e, en temps réel, des interventions des autres personnes.

Enfin, Google a récemment mis en place une équipe support pour l’accessibilité que l’on peut contacter par mail (en anglais uniquement). Son fonctionnement est décrit dans l’article de blog « Introducing the Google disability support team ». Ayant écrit à cette adresse dédiée à propos du support du braille dans Google Sheets, je confirme que l’équipe est réactive et répond généralement dans un délai de 24 heures (décalage horaire oblige) aux sollicitations des utilisateurs.

Notes

[1À ce sujet, vous pouvez découvrir notre traduction de l’article « Utiliser le rôle application ARIA ».