Rédiger des documents collaboratifs avec un lecteur d’écran #3 : Word Online

1. Créer son compte et se connecter

Ayant déjà un compte en ligne, je n’ai pas testé l’étape de création de compte.

En ce qui concerne la connexion avec ses identifiants, elle est relativement simple puisque la page ne contient que le champ de saisie du nom d’utilisateur. Une fois que l’identifiant a été tapé, il faut sélectionner « suivant » pour écrire son mot de passe et enfin valider.

2. Créer un nouveau document

Une fois connecté·e, la page d’accueil est très simple. Un lien vers un nouveau document ou divers modèles de documents est disponible. On trouve également la liste des documents récemment consultés.

Lorsque le document est créé, un message annonce le chargement de Word Online et on peut saisir du texte dans le nouveau document.

Un point est un peu gênant : un message d’aide est régulièrement répété indiquant quels raccourcis utiliser pour quitter la zone d’édition ou accéder à l’aide. Il interfère avec la vocalisation du texte en cours de saisie.

Lorsqu’on accède à un document sous Edge, ce problème ne se pose pas. L’aide vocale est beaucoup moins bavarde qu’avec Firefox ou Chrome.

Note : la consultation d’un document Word Online sous Edge est plus facile à l’aide du Narrateur de Windows.

3. Naviguer dans le document

Tout d’abord, il faut signaler que Word Online dispose d’un mode « Modification » et d’un mode « Lecture ».

Le mode lecture est disponible lorsque les modifications ne sont pas autorisées, mais aussi lorsqu’on le sélectionne dans la barre d’outils appropriée. Pour cela :

• Tapez Alt+windows pour aller dans le ruban, puis n pour sélectionner « Affichage », enfin m pour afficher le mode lecture.
• Si ce n’est déjà fait, choisissez le mode « Accessibilité ». Cela crée une version PDF balisée du document.
• Pour revenir en mode modification, en haut du document PDF, appuyez sur majuscule+tabulation jusqu’à trouver « Modifier le document ».
• Il est ensuite possible de choisir entre « Modifier dans Word » et « Modifier dans le navigateur ».

Recommandation : rafraîchir la page dans le navigateur pour être sûr d’accéder à la dernière version du document. Chaque passage en mode modification ou lecture recharge l’application. NVDA annonce : « Word Online est en cours de démarrage ».

Comme pour Google Docs et Framapad, il est possible de naviguer de titre en titre. Pour ce faire, vous pouvez désactiver le mode formulaire de NVDA en appuyant sur nvda+espace, puis appuyer sur les touches h et majuscule+h pour aller au titre suivant ou précédent.

Malheureusement, comme dans les deux autres interfaces (Google Docs et Framapad), si le curseur de NVDA se positionne bien sur le titre que l’on a voulu atteindre, lorsqu’on réactive le mode édition, le curseur de saisie n’a pas suivi.

Astuce : pour remédier à ce problème, procéder comme suit.

• Allez dans « Affichage » en appuyant sur windows+Alt puis n.
• Appuyez sur v pour afficher le volet de visualisation.
• NVDA annonce « Recherchez le document pour édition ». Vous pouvez alors choisir si vous voulez afficher les titres, les notes, etc.
• Appuyez sur la touche tabulation jusqu’à atteindre le bouton « Titres ».
• Validez avec la touche « espace ».
• Utilisez à nouveau la touche tabulation pour atteindre la liste des titres.
• Choisissez le titre que vous voulez atteindre et validez par entrée.

Enfin, le lecteur d’écran vous informe bien que l’utilisateur X ou Y modifie un document. Toutefois, contrairement à Google Docs, vous ne savez pas où se trouve chaque intervenant dans le document, ni si vous vous situez ou non dans la zone en cours de modification par un autre utilisateur.

4. Les raccourcis clavier

Comme pour Google Docs, on trouve une liste assez complètes des raccourcis clavier dédiés à Word Online.

Notons que les raccourcis clavier sont très semblables à ceux de l’application Office de bureau.

Pour aller dans le ruban, afin d’éviter les conflits de raccourcis clavier avec ceux du navigateur, il ne faut pas appuyer sur Alt, mais sur windows+Alt. Les lettres pour aller dans les différents onglets du ruban sont les mêmes que dans Office, par exemple :

• l permet d’aller à l’onglet « accueil » ;
• n atteint l’onglet « affichage » ;
• r mène vers l’onglet « révision ».

Les raccourcis habituels de Word sont également opérationnels, tels que Ctrl+i pour mettre en italique, Ctrl+u pour souligner ou Ctrl+Alt+chiffre pour mettre un texte en titre de niveau X.

Note : le document listant les différents raccourcis clavier de l’application indique qu’il s’agit essentiellement des raccourcis anglais, ce qui est dommage puisque le document est lui-même traduit en français et pourrait faire référence aux raccourcis français.

Un guide traduit automatiquement explique comment naviguer dans Word à l’aide des fonctionnalités d’accessibilité .

5. Être informé·e des commentaires ou des fautes d’orthographe

Lorsqu’on lit un document dans lequel des commentaires ont été insérés, ceux-ci ne sont pas annoncés par le lecteur d’écran.

En revanche, il existe un raccourci clavier (Alt+f12) pour naviguer au commentaire suivant. Ce raccourci affiche le commentaire et des options pour y répondre, le supprimer ou fermer la boîte de dialogue contenant le commentaire.

Il est également possible d’afficher la liste des commentaires et de naviguer parmi ceux-ci. Pour cela :

• Allez dans « Révision » en appuyant sur Alt+windows puis r.
• Affichez le panneau des commentaires en appuyant sur h.
• Cela ouvre la liste des commentaires et positionne le curseur sur le bouton « Nouveau commentaire ».
• Appuyez sur la touche tabulation pour atteindre la liste des commentaires. Vous pouvez la parcourir à l’aide des flèches haut et bas. L’auteur, son commentaire et la date sont annoncés.

Voici un exemple de ce qui est restitué lorsqu’on effectue les manipulations décrites ci-dessus :

Il n’y a également aucune annonce des fautes d’orthographe lorsqu’on lit le document en continu avec un lecteur d’écran. Néanmoins, comme dans Google Docs et Framapad, lorsqu’on se déplace avec les flèches droite et gauche dans le document, les erreurs d’orthographe sont annoncées.

6. Braille ou pas braille ?

L’affichage du contenu du document en braille fonctionne parfaitement.

Un seul bémol : dans les applications classiques de traitement de texte ou dans les principaux navigateurs web, il est possible, avec une majorité des afficheurs braille, de positionner le curseur sur un caractère ou un mot voulu. Pour cela, il faut appuyer sur une petite touche, appelée « curseur routine », située au-dessus de chaque caractère braille.

Dans Word Online, l’utilisation de ces touches ne fonctionne pas à tous les coups. Le curseur est bien affiché en braille comme se trouvant sur le caractère au-dessus duquel on a appuyé, mais le curseur du navigateur ne se déplace pas toujours à l’endroit souhaité. Il faut effectuer la manipulation plusieurs fois avant d’obtenir un résultat.

De plus, contrairement à l’application Word de bureau, où les mots mal orthographiés sont indiqués en braille grâce à l’ajout de points braille aux lettres du mot, cette indication n’est pas visible dans Word Online.

7. Collaborer avec les applications de bureau

Il est tout à fait possible de partager un document créé sous Word Online avec d’autres utilisateurs. Pour cela, allez dans « Partager », puis tapez l’adresse du contact avec qui vous souhaitez partager le document.

Le destinataire reçoit un courriel avec le document partagé. Il peut l’ouvrir dans son navigateur ou dans son Word de bureau s’il dispose de l’application sur son ordinateur. S’il n’est pas connecté à un compte, il apparaîtra comme « invité ».

Les modifications se synchronisent à la fois sur le Word de bureau et le Word en ligne. Pour les voir dans son navigateur, il suffit de rafraîchir la page à l’aide de la touche F5.

D’après mes expérimentations, la modification synchronisée entre l’application de bureau et celle en ligne est plus simple avec Microsoft qu’avec Google.

8. Exporter ou importer dans d’autres formats

Avant de convertir le document, il vous est possible d’en vérifier l’accessibilité. Pour cela, appuyez sur les touches Ctrl+Alt+F7. Vous pouvez aussi aller dans « Révisions » et cocher la case « Accessibilité ». Vous obtiendrez la liste de toutes les erreurs trouvées et des conseils pour améliorer l’accessibilité de votre document.

Pour convertir le document dans d’autres formats :

• Allez dans « Fichiers » en appuyant sur windows+Alt puis f ;
• Choisissez « Enregistrer sous ».

Comme dans l’application classique de Word, il est possible de choisir l’enregistrement aux formats docx, odt ou pdf.

Les résultats sont assez satisfaisants. Le PDF est assez bien balisé et les informations de structure sont conservées lorsque le fichier est converti en .docx ou .odt.

Conclusion

L’utilisation de Word Online avec un lecteur d’écran est tout à fait faisable, une fois qu’on a compris comment fonctionne l’interface.

Les raccourcis clavier pour l’utiliser sont similaires à ceux de l’application de bureau en ajoutant à la touche Alt la touche Windows pour accéder au ruban. Des raccourcis propres à l’application permettent également d’atteindre certains éléments tels que les modifications suivante, précédente ou le vérificateur d’accessibilité.

Cependant, la navigation et le repère des fautes d’orthographe sont plus aisés dans l’application de bureau classique.

L’avantage de Microsoft réside à mes yeux dans la possibilité de modifier les documents en ligne sur le navigateur ou dans l’application de bureau et de basculer de l’un à l’autre sans problème.

Pour toutes difficultés d’accès, il existe un site dédié à l’accessibilité de ces produits. On peut les contacter dans plusieurs langues dont le français. Je n’ai pas testé les échanges avec ce service et ne saurai dire si le temps de réponse à une sollicitation est rapide ou non.